Thế nào là hội nghị truyền hình?

Báo san văn trích xuất bản tại Thượng Hải năm 1996 từng đăng một bài báo như sau: Một văn phòng lớn của Bộ Văn hóa Thụy Điển đã lắp đặt một màn truyền hình cỡ lớn, bắt đầu từ 10 giờ sáng hằng ngày thì đèn rực sáng xung quanh màn hình, camera xoay quanh các phía, thiết bị âm thanh cũng bước vào trạng thái làm việc. Sau đó, trên màn hình xuất hiện khuôn mặt tươi cười đáng kính của một nữ bộ trưởng Văn hóa Wasterlain ngoài 40 tuổi (năm đó). Bà chào toàn thể các nhân viên, tiếp đến, vừa nghe báo cáo công tác của mọi người, vừa sắp xếp công việc trong ngày. "Cuộc họp giao ban công tác thường lệ" theo hình thức này đã trở thành một phần công việc thường ngày của Bộ Văn hóa. Cấp dưới của vị nữ Bộ trưởng Văn hóa này luôn thấy lãnh đạo của họ ở ngay trước mặt. Thực ra, bà đang ở tại một thành phố nhỏ cách xa thủ đô Stôckhôm hơn 300 km - tại dinh thự của bà. Nghe nói, bà dùng cách này để quản lý Bộ Văn hóa từ xa, vừa hoàn thành xuất sắc công việc trong bộ, lại làm thêm được việc nhà nữa.

Cái gọi là hội nghị truyền hình, trên thực tế cũng tựa như "cuộc họp giao ban thường lệ" kiểu mới nói trên. có điều tình hình phức tạp hơn. Nó thường được tạo thành bởi một hội trường chính (ví dụ đặt tại Bắc Kinh) và nhiều hội trường nhỏ (ví dụ đặt tại Thượng Hải, Trùng Khánh, Quảng Châu). Mỗi hội trường đều lắp đặt sẵn một thiết bị nghe nhìn điện tử có chức năng đầy đủ, và được điều khiển quản lý bởi một trung tâm mạng máy tính multimedia. Trung tâm này sẽ tập hợp các loại tin như âm thanh, hình ảnh hiện trường, tư liệu văn kiện của hội trường chính và các hội trường nhỏ bằng kỹ thuật mới, cao cấp của mạng và multimedia. Rồi đó nó sẽ tiến hành gia công, xử lí, đồng thời lại kịp thời truyền tải tin âm thanh, hình ảnh cần thiết tới các hội trường nhỏ. Sao cho những người trong hội trường nhỏ có thể nhìn thấy hình ảnh của người chủ trì hội trường chính và người báo cáo, nghe thấy được lời của họ. Còn người chủ trì hội trường chính cũng có thể nhìn thấy, nghe thấy lời phát biểu, phản ánh từ các hội trường nhỏ, khiến cho những ai dự hội nghị dù rằng ở rất xa cũng vẫn cảm thấy như đang ngồi đối diện bên nhau để cùng bàn bạc vấn đề cùng quan tâm.

Áp dụng phương pháp hội nghị truyền hình có rất nhiều ưu điểm. Nó tiết kiệm được khoản chi không cần thiết rất lớn, như kinh phí hội nghị, tiền đi đường; tiết kiệm được thời gian quý báu cho người dự họp; nâng cao rất nhiều hiệu quả công tác. Vì thế mà "hội nghị truyền hình” ngày càng được các nhà quản lý ở các nước hoan nghênh.