Tại sao nói máy tính là trợ thủ đắc lực cho thư ký?

Một đơn vị hoặc một công ty lớn thường phải có thư kí. Những công việc như thảo sơ kết công tác, chuẩn bị bài phát biểu tại hội nghị, tìm hiểu tiến độ công việc, tổng hợp tình hình thị trường, xử lí thư tới, khách tới, đặt mua vé tàu xe v.v. thường là ủy quyền cho thư kí xử lí. Những công việc này vừa cụ thể lại vừa vụn vặt và phải tốn nhiều công sức. Ngày nay máy tính đã lặng lẽ bước vào văn phòng, giúp cho thư kí rất nhiều, khiến họ làm việc nhẹ nhàng, chính xác như hổ được chắp cánh!

Ở đây, cần đặc biệt nhắc tới hệ thống văn phòng tự động, gọi tắt là OA. Nó là một kỹ thuật tổng hợp nhanh chóng nổi lên từ những năm 70 thế kỉ XX. Đến nay đã phủ khắp toàn cầu. Nó đã trang bị cho hệ thống văn phòng kỹ thuật phần cứng, phần mềm máy tính tiên tiến để đạt tới mục đích nâng cao hiệu quả văn phòng và trình độ quản lý. Một hệ thống OA tốt, chức năng chủ yếu bao gồm:

(1) Có thể tiến hành thu thập thông tin, gia công thông tin, truyền thông tin, lưu trữ thông tin.

(2) Có thể tổ hợp các tài nguyên thông tin như chữ viết, con số, lời nói, hình ảnh và xử lí tổng hợp hữu hiệu.

(3) Trợ giúp nhân viên quản lý các cấp tiến hành quyết sách, làm cho lao động của nhân viên văn phòng được trí tuệ hoá, điện tử hóa công cụ văn phòng, hoạt động văn phòng không giấy và số hóa.

Có được hệ thống OA, phương thức công tác của thư kí sẽ thay đổi, hiệu quả nâng cao lên nhiều. Ví dụ viết sơ kết và bài phát biểu, dùng máy tính viết không chỉ nhanh mà sửa chữa cũng tiện lợi. Vả lại lúc nào cũng có thể có được văn bản rõ và đẹp qua máy in. Văn bản viết xong có thể dùng làm văn kiện lưu trữ lâu dài trong đĩa từ, an toàn tin cậy và lúc nào cũng có thể sử dụng. Lại ví dụ tình hình thị trường, tình hình tiến triển công việc các ngành trực thuộc, ta thông qua mạng máy tính của công ty hoặc của hệ thống cũng dễ dàng có được tin tường tận, chính xác. Những thông tin này qua tổng kết, phân loại liền trở thành tư liệu quý cung cấp cho lãnh đạo hữu quan tham khảo khi tìm hiểu và quyết sách. Nếu máy tính của thư kí đã vào mạng Internet thì những thông tin liên quan trong phạm vi toàn thế giới cũng rất dễ có được. Điều này không biết đã tiết kiệm biết bao thời gian và sức lực so với việc tìm tư liệu, lật giở văn kiện theo cách thủ công.

Còn về việc đặt mua vé tàu xe, có máy tính thì rất tiện lợi. Chỉ cần nối với phòng vé trong cùng mạng máy tính, nêu yêu cầu bằng cách gõ bàn phím, chỉ mấy phút thôi là giải quyết xong vấn đề.

Tóm lại, xưa kia thư kí gắn liền với giấy và bút, còn ngày nay luôn luôn gắn liền với máy tính. Máy tính đã trở thành trợ thủ đắc lực thực sự cho thư kí.